Los pasos previos

• conoce suficientemente el tema que le han encomendado
• tendrá suficiente tiempo para prepararlo
• dispondrá del adecuado soporte audiovisual
• el tema es apropiado para los oyentes.

El entorno

Las conferencias de clausura, clases magistrales, etc. permiten una cierta libertad de maniobra, siempre que sigan las normas de cómo hablar en público, o se ajusten a las estructura de una ponencia descrita más adelante. Su contenido se acerca más a lo que es una revisión, un metaanálisis o una ponencia que revela criterios médicos basados en la evidencia. Para ser realmente magistral, además de informar de los aspectos más relevantes del tema escogido, debe servir también para estimular las inquietudes científicas de los oyentes, lanzar interrogantes y señalar las líneas de investigación más actuales sobre la materia. La duración de la exposición no debe ser superior a los 45 minutos, dejando un margen de tiempo razonable para el diálogo.

Las mesas redondas se caracterizan porque los ponentes (generalmente cuatro) tienen menos tiempo que el ponente de una conferencia magistral para exponer su tema y porque deben ajustarse a las indicaciones del moderador. La discusión suele ser conjunta y se realiza cuando todos los ponentes han finalizado su exposición. Si participa en una mesa redonda sea breve en los agradecimientos iniciales; tiene poco tiempo para hacer su exposición y no hay cosa más aburrida para el público que oír a todos los ponentes comenzar de la misma manera: "agradezco la invitación a participar en esta mesa redonda….". Vaya rápido al grano.

Las comunicaciones científicas realizadas en congresos médicos son las ponencias que tienen un tiempo más limitado, generalmente no superior a los 10 minutos y a los que hay que añadir unos 5 minutos más de discusión. En muchos congresos, los 10 minutos ya incluyen el tiempo de discusión por lo que la exposición en sí debe concentrarse en 5-7 minutos.

La participación en una teleconferencia no es frecuente aún pero lo será cada vez más. En la teleconferencia, los participantes están cada uno en un hospital, un país o una ciudad diferentes y su conexión es a través de televisión. Junto a los ponentes (generalmente detrás de ellos) se encuentra un publico que también puede participar, siguiendo unas normas. Quien participe en una teleconferencia debe saber que quien habla es quien sale en pantalla (generalmente de forma automática) y que por lo tanto, si varios hablan a la vez, el selector de pantalla no puede funcionar bien. Es pues esencial seguir la norma n^o1: hablar despacio y no interrumpirse hasta que quien habla haya terminado. Por otra parte, es habitual encontrar un cierto retraso en la transmisión de la voz y de la imagen: el movimiento parece de "cámara lenta" y la voz llega con retraso. Ello hace aconsejable no responder al interlocutor inmediatamente sino hacerlo tras uno o dos segundos de silencio. Al participar en una teleconferencia hay que respetar unas normas básicas:

• no interrumpir ni hablar varios a la vez
• hablar lentamente
• dejar pasar unos segundos entre la intervención anterior y la propia.
• mantener el conmutador de voz en modo mudo si no se está hablando.

La estructura de una ponencia

La Introducción tiene como objetivo principal el atraer la atención de la audiencia y preparar el camino al mensaje principal. El ponente debe utilizar la Introducción para
Cautivar el interés de los oyentes y darles una visión del tema que lo haga atractivo.

Dar a los oyentes la información que juzgue necesaria a fin de que puedan entender bien el cuerpo de doctrina que se expondrá a continuación.

Hacer los agradecimientos pertinentes de forma breve y educada, especialmente breves si está en una mesa redonda

El Cuerpo central es donde debe incluir el mensaje principal que desea transmitir al auditorio. El error más frecuente por parte de ponentes no experimentados (y de algunos ya experimentados) es el de querer transmitir a la audiencia todo lo que el ponente sabe sobre la materia. Si se cae en la tentación de decirlo todo, la lluvia de información que hará caer sobre la sufrida audiencia será tal, que en muy poco tiempo el ponente habrá conseguido el desinterés de la gran mayoría de oyentes. Tres o cuatro ideas clave, repetidas dos o tres veces con diferentes palabras y desde diferentes perspectivas, deben ser transmitidas antes de que el natural cansancio haga presa en la audiencia y disminuya su atención. Es el momento decir cuáles son las aportaciones principales o más novedosas del trabajo realizado y limitar el fárrago de datos experimentales a aquellos que son esenciales para substanciar lo que se afirma. Se trata en esencia, de atenerse a lo más importante y recalcarlo.

La Conclusión es también importante. Conviene indicar a los oyentes cuándo se ha entrado en la recta final, cuándo se ha iniciado la conclusión. En la conclusión se incluirán frases breves y sucintas que resuman lo expuesto, digan porque es importante y qué aplicación práctica tiene. Las conclusiones deber corresponder a los objetivos o preguntas mencionadas en la Introducción.

El diálogo

• Repita para toda la audiencia las preguntas que le hacen. Es particularmente importante cuando el sistema de megafonía no es óptimo. Si quien pregunta lo hace hablando hacia el ponente, los oyentes situados por detrás de él pueden fácilmente perder sus palabras.
• Sea breve y claro en las respuestas. Los oyentes que no estén muy interesados se lo agradecerán y los que sí lo estén, se lo agradecerán también porque de esta forma habrá tiempo para más preguntas.
• Evite los diálogos con una sola persona de la audiencia. Si alguien está interesado en profundizar más, diga que con mucho gusto le ampliará información o comentará lo que se desea al finalizar.